Telemarksforskning (logo)
NASJONALT FORSKNINGSINSTITUTT med regional forankring og internasjonal relevans 

NYHETSARKIV

Arkiv

Nyttige erfaringer fra nye Sandefjord

Nyttige erfaringer fra nye Sandefjord

Sandefjord, Andebu og Stokke slo seg sammen til ny kommunene allerede fra 1.1.2017, og har blitt omtalt som frontløpere i kommunereformen. På oppdrag fra KS har Telemarksforsking i samarbeid med Deloitte gjennomført et prosjekt for å trekke ut erfaringer og lærdom fra denne sammenslåingslåingsprosessen. - Her er det mange erfaringer som vil være til nytte for andre kommuner som nå skal i gang med tilsvarende prosesser. Det sier Bent Aslak Brandtzæg, som har vært prosjektleder for utredningsarbeidet.

29.8.2017

Hovedinntrykket er at det er lagt ned et imponerende arbeid for å komme i mål med nødvendige prosesser og oppgaver før sammenslåingstidspunktet. Selv om arbeidet startet opp i 2015, er det meste av arbeidet gjennomført i løpet av 2016. I og med at sammenslåingen er gjennomført i løpet av kort tid, har det vært behov for stramme prioriteringer av hva som måtte være på plass til sammenslåingstidspunktet, og hva som kunne vente til etterpå. Det er derfor en god del sammenslåingsrelaterte oppgaver som er videreført etter sammenslåingen. For kommuner som nå skal i gang med kommunesammenslåingsprosesser, og som har bedre tid på gjennomføringen, vil det være en fordel om flere oppgaver gjennomføres før sammenslåingstidspunktet.

Vi har valgt å se på erfaringer med ulike faser av sammenslåingsprosessen. I tillegg er det noen temaer som det kan knytte seg spesielle utfordringer og/eller muligheter til, og som er viet spesiell oppmerksomhet. Disse omfatter IKT/dokumentsenter, interkommunalt samarbeid, arbeidsgiverpolitikk, tverrsektoriell samordning, NAV, kulturbygning og kommunikasjon og lokaldemokrati.

Rapporten inneholder mange anbefalinger knyttet til gjennomføring av en kommunesammenslåing. Følgende råd blir trukket fram som de aller viktigste med tanke på å gjennomføre en best mulig kommunesammenslåingsprosess:

  • Gjennomfør en overordnet ROS-analyse så tidlig som mulig i sammenslåingsprosessen. Dette vil gi økt forståelse av hva en sammenslåingsprosess innebærer, og hvilke utfordringer som må håndteres for å få en god overgang til en ny kommune. Avklar hva som må være på plass før sammenslåingstidspunktet, og hva som kan håndteres av den nye kommunen.
  • Unngå vakuumperiode. Avklar den administrative toppledelsens rolle i prosessen raskt etter vedtak om sammenslåing. Start på «ufarlige» kartleggings- og utredningsoppgaver i påvente av at prosjektleder og prosjektorganisasjon kommer på plass.

  • Det bør etableres en robust prosjektorganisasjon som skal lede sammenslåingsarbeidet. Prosjektorganisasjonen bør ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å håndtere alle prosesser, saker og beslutninger i sammenslåingsprosessen. Alle sentrale roller i prosjektorganisasjonen må være tydelig avklart i forhold til linjeorganisasjonene i kommunene som skal slås sammen, og hvert delprosjekt må ha et klart mandat for sitt arbeid. Det bør utarbeides tydelige milepeler for hvert delprosjekt, hvor også avhengigheter til andre delprosjekt framgår.

  • Vurder behov for nærdemokratiordninger. Gjennomfør gjerne en lokaldemokratiundersøkelse for å se hvordan lokaldemokratiet utvikler seg over tid.

  • Sørg for en åpen prosess med god informasjon til ansatte og innbyggere. Arranger kulturtiltak og aktiviteter som bygger felleskap på tvers av kommunegrensene.

  • Legg til rette for at tillitsvalgte er godt representert på ulike arenaer i prosessen, og sørg for at disse får nødvendig frikjøp. Få på plass en omstillingsavtale så tidlig som mulig, og lag gode planer for ivaretakelse av ledere og medarbeidere i alle faser av prosessen.

  • Tilpass organisering av den nye kommunen med utgangspunkt i sentrale mål som ligger til grunn for sammenslåingen. Avslutt organiserings- og bemanningsprosesser senest ¾ år før sammenslåingstidspunktet. Det er mange påfølgende prosesser som er avhengig av at dette er på plass.

  • Start arbeidet med samkjøring av økonomi og IKT så tidlig som mulig. Lag et skyggebudsjett det siste året før sammenslåingen som et supplement til de aktuelle kommunenes økonomiplaner.

  • Lag en plan for gevinstrealisering uten for store forventinger om gevinster fra dag én. Det første driftsåret som ny kommune vil være preget av at kommunen er i en oppstarts- og innkjøringsfase hvor ulike kulturer skal samkjøres, og nye rutiner og løsninger skal implementeres. 

  • Sørg for å ha delegasjonsreglementer og politiske reglementer på plass i god tid før konstituering av det nye kommunestyret.

  • Avklar tidlig ansvars- og rollefordeling mellom den nye kommunen og de gamle kommunene. I siste fase bør de gamle kommunene ha oppmerksomhet på avslutning og i minst mulig grad belaste administrasjonen med nye oppgaver.

Rapporten kan lastes ned her. Det er også utfyllende informasjon om erfaringene fra nye Sandefjord på KS sine hjemmesider. KS har også laget et eget idéhefte med utgangspunkt i rapporten. Det kan leses her.

Vår prosjektleder har vært Bent Aslak Brandtzæg.